Checkliste Veranstaltungsplanung

Checkliste Veranstaltungsplanung

In unserem heutigen Artikel führen wir Sie durch die „Checkliste Veranstaltungsplanung“, die wir für Sie entwickelt haben.

Einen Kundenevent, eine Schulung, eine Messe oder einen Kongress vorzubereiten, ist ein grosser interner Zusatzaufwand, der sich zum oftmals schon hektischen Tagesgeschäft gesellt. Kennen Sie das Gefühl, dass es viel zu planen gibt, Sie jedoch nicht recht wissen, wo Sie anfangen sollen?

Damit Ihnen die Organisation eines Events künftig leichter von der Hand geht, haben wir als Veranstaltungsprofis für Sie eine Checkliste zusammengestellt. Wir zeigen Ihnen, was vor, während und nach dem Event zu beachten ist, an was gedacht werden muss und wie wir Sie unterstützen können.

Checkliste für Ihre Veranstaltung

 

1. Rahmenbedingungen prüfen

Wenn Sie selber einen grösseren Firmenevent organisieren, dann bestehen bereits wichtige Gegebenheiten. Beispielsweise kennen Sie bereits die vorgegebene Teilnehmerliste (alle Kunden und Geschäftspartner), haben ein Budget für den Event festgelegt oder wissen, dass der Event in Ihren Firmenräumlichkeiten stattfinden muss.

Wenn Sie an einer Messe teilnehmen möchten, ist wahrscheinlich ebenfalls ein Budget vorgegeben, es gibt verschiedene Messeflächen, die Sie buchen könnten, es bestehen Anlieferbedingungen etc. Klären Sie all diese Rahmenbedingungen im Vorfeld ab, bevor Sie mit der Planung beginnen.

So kann USL Sie unterstützen: Wir wissen, auf was zu achten ist und klären alle diese Rahmenbedingungen gerne für Sie ab.

2. Empathie

Das Wichtigste bei der Planung Ihres Events ist zunächst, dass Sie sich in Ihre Gäste bzw. die Teilnehmenden hineinversetzen. Was erwarten sie, wenn sie Ihren Messestand besuchen? Was möchten sie an Ihrem jährlichen Kundenevent erfahren? Überlegen Sie, welche Informationen Ihre Gäste aus Ihrer Veranstaltung/Messe mit nach Hause nehmen möchten.

3. Highlight definieren

Was ist das Highlight Ihres Events? Ist es vielleicht ein bekannter Keynotespeaker an Ihrem Kongress oder ein exklusives Give-Away oder eine Lichtshow an Ihrem Messestand? Was möchten Sie bieten, damit Sie im Gedächtnis Ihrer Gäste bleiben? Definieren Sie diesen Schwerpunkt.

So kann USL Sie unterstützen: Wir haben bereits zahlreiche Veranstaltungen erfolgreich umgesetzt und wissen, wie Sie Ihre Besucher/Teilnehmenden begeistern können. Gerne geben wir unsere Erfahrung an Sie weiter.

4. Brainstorming durchführen

Bringen Sie Ihre Ideen und Vorstellungen, am besten gemeinsam mit Ihrem Team, zu Papier. Was möchten Sie alles umsetzen? Beim ersten Brainstorming sind keine Grenzen gesetzt. Alle Wünsche sollen Platz finden und mit auf die Liste kommen.

So kann USL Sie unterstützen: Wir unterstützen Sie bei diesem ersten Brainstorming und bringen unsere Ideen mit ein.

5. Grobplanung

Als nächstes picken Sie die besten umsetzbaren Ideen aus Ihrem Ideenkatalog heraus. Erstellen Sie basierend auf diesen Ideen aus der Brainstorming-Phase ein erstes Grobkonzept. Wir empfehlen Ihnen, an dieser Stelle erste Skizzen anzufertigen.

So kann USL Sie unterstützen: Bereits bei der Sichtung der ersten Ideen und bei der Umsetzbarkeitsprüfung können wir Sie als erfahrene Veranstaltungsprofis unterstützen. Wir haben schon viele Projekte umgesetzt und wissen, was funktioniert und was nicht. Gerne stellen wir für Sie das erste Grobkonzept zusammen. Ihre Vorstellungen lassen wir dabei einfliessen. Wir treffen uns persönlich mit Ihnen, um das Grobkonzept mit Ihnen zu besprechen und zu finalisieren.

6. Detailplanung

Nachdem Sie die erste Grobplanung Ihres Events angefertigt haben (oder anfertigen lassen haben), wissen Sie beispielsweise, welche Grösse Ihr Messestand ungefähr haben sollte, ob Ihre Geschäftsräumlichkeiten genug gross sind für Ihren Kundenevent oder ob Sie einen externen Caterer benötigen oder nicht. Nun können Sie sich der Detailplanung widmen. Erstellen Sie einen Zeitplan mit allen Programmpunkten und fertigen Sie Detailpläne für die Leute an, die Ihre Ideen vor Ort umsetzen werden.

So kann USL Sie unterstützen: Wir besprechen gerne alle Details zu Ihrer Veranstaltung mit Ihnen und bringen diese zu Papier. Wir wissen genau, auf was vor Ort zu achten ist und bringen unsere Ideen mit ein. Ihnen liegt anschliessend ein detailliertes Konzept vor, nach dem Sie Ihre Veranstaltung umsetzen können. Auch bei der Umsetzung unterstützen wir Sie natürlich gerne professionell.

7. Künstler buchen

Oft gehört zu einer Veranstaltung auch Unterhaltung. Einen oder mehrere Künstler (z.B. eine Band, eine Kabarettistin oder einen Artisten) zu buchen, ist der erste Schritt. Jeder Künstler bringt seine eigenen Bedürfnisse an die Gegebenheiten mit.

So kann USL Sie unterstützen: Seit Beginn unserer Tätigkeit gehört es zu unserem Alltag, die technischen Künstlerbedürfnisse umzusetzen. Wir sind gerne bereit, Ihnen die technischen Gespräche mit den Managements der Künstler abzunehmen und eine passende Lösung für alle zu finden.

8. Rechtliches beachten: Schallschutzverordnung & Laserverordnung

Bei öffentlichen Veranstaltungsorten bestehen Verordnungen, die man betreffend Lautstärke und Lasershows befolgen muss, um keine rechtlichen Probleme befürchten zu müssen. Informieren Sie sich bei den öffentlichen Stellen darüber, was Sie diesbezüglich beachten müssen.

So kann USL Sie unterstützen: Wir sind Profis in den Bereichen Licht und Ton und kennen die einzuhaltenden rechtlichen Verordnungen. Gerne beraten wir Sie diesbezüglich, so dass Sie mit Ihrem Event die rechtlichen Gegebenheiten einhalten.

9. Montage-Technik integrieren

Wird schweres Material wie Lautsprecher und Scheinwerfer benötigt, ist es wichtig, dass Sie abklären, wo diese montiert werden können. Das heisst, es muss kontrolliert werden, wie hoch die Dachbelastung ist. Ist diese genug gross, kann das Material an den vorgesehenen Hängepunkten aufgehängt werden. Ist diese zu klein, muss eine Bodenmontage geplant werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Technik an günstigen Orten fixiert wird, so dass Sie den Besuchern nicht im Weg steht.

So kann USL Sie unterstützen: Wir bringen viel Erfahrung mit und wissen genau, wo welche Geräte optimal installiert und integriert werden können. Gerne beraten wir Sie diesbezüglich.

10. Zugang zum Gebäude sicherstellen

Der einfache Zugang zum Veranstaltungsort (z.B. zur Messe, zum Kongress, zum Firmengebäude oder zu den Aussenbereichen) ist für die Besucher sehr wichtig. Die Signaletik muss für alle verständlich sein, so dass auch auch Gäste, welche sich vor Ort nicht auskennen, problemlos zur Veranstaltung finden. Andererseits muss der Zugang auch für den Auf- und Abbau gewährleistet werden.

So kann USL Sie unterstützen: Wenn wir Sie bei der Umsetzung Ihres Events unterstützen dürfen, nehmen wir eine frühzeitige Besichtigung des Veranstaltungsortes vor, um sicher zu stellen, dass wir unser Material anliefern können und keine Probleme entstehen.

11. Brandschutz beachten

Wenn mit viel Technik gearbeitet wird, die mit Strom betrieben wird, müssen Sie die Geräte brandsicher anbringen.Vergessen Sie nicht, sich über die entsprechenden Vorschriften zu informieren.

So kann USL Sie unterstützen: Gerne klären wir die Gegebenheiten hinsichtlich Brandschutz mit dem Verantwortlichen für die Räumlichkeiten ab und setzen die Installationen unter Berücksichtigung der Brandschutzverordnung um.

12. Kommunikation ermöglichen

Eine reibungslose Kommunikation aller Verantwortlichen an der Veranstaltung ist das A und O. Sorgen Sie dafür, dass die beteiligten Helfer gut miteinander kommunizieren und sich absprechen können, auch wenn sie räumlich getrennt sind.

So kann USL Sie unterstützen: Mit unserem Interkom-System garantieren wir Ihnen, dass an Ihrer Veranstaltung immer alle im Bild sind und der Terminplan minutiös eingehalten werden kann. Das Kommunizieren unter den Beteiligten wird so erleichtert und kann jederzeit gewährleistet werden.

13. Nachbereitung angehen

Nach dem Event müssen alle Installationen ordnungsgemäss abgebaut werden. Planen Sie bereits im Voraus, wie Sie den Abbau organisieren können. Informieren Sie sich, bis wann der Abbau erfolgt sein muss.

Definieren Sie anschliessend, wer für was zuständig sein wird und über welche Wege allfällige Bühnenelemente, Ton- und Lichttechnik abtransportiert werden können. Integrieren Sie diese Punkte ebenfalls im Gesamtprogramm, das Sie unter Punkt 6 „Detailplanung“ erstellt haben.

So kann USL Sie unterstützen: Wir haben bereits bei etlichen Veranstaltungen den Abbau übernommen. Bereits in der Planungsphase können wir die hierfür wichtigen Punkte zusammen besprechen und den Abbau planen.

 

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