Checkliste Kongressorganisation und Kongresstechnik

Viele Unternehmen organisieren regelmässig Kongresse. Wer bereits damit beauftragt wurde, einen solchen Anlass zu organisieren, der weiss, wie komplex und zeitintensiv das Projekt sein kann. Wir sind Profis für alle Arten von Veranstaltungen und haben für Sie eine hilfreiche Checkliste speziell für die Kongressorganisation mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt.

Dabei haben wir ein besonderes Augenmerk auf das Thema Kongresstechnik gelegt und diesbezüglich unsere Empfehlungen mit angebracht. Hierfür sind wir der ideale Ansprechpartner. Kontaktieren Sie uns über folgenden Link, wenn wir Sie bei Ihrem Projekt unterstützen dürfen.

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Frühzeitig mit der Organisation beginnen

Bei der Organisation eines Kongresses gibt es eine Menge zu tun. Deshalb ist es wichtig, dass Sie für die Vorbereitungen genug Zeit zur Verfügung haben. Wir führen in unserer Checkliste die wichtigsten Punkte auf, die Sie bei der Eventorganisation berücksichtigen sollten.

1. Location auswählen

Wählen Sie zunächst einen geeigneten Ort für die Durchführung des Kongresses durch. Der Ort sollte zentral gelegen sein und mit dem öffentlichen Verkehr gut erreichbar sein. Zudem müssen genug Parkplätze für diejenigen Teilnehmenden zur Verfügung stehen, die mit dem Auto anreisen.

Eine hervorragende Idee ist es, bereits an dieser Stelle die potentiellen Teilnehmenden einzubeziehen. Beispielsweise können Sie eine Auswahl von drei verschiedenen Locations vorbereiten und via Social Media fragen (z.B. Umfrage via LinkedIn), welchen Veranstaltungsort die Zielgruppe bevorzugt. So erhalten Sie bereits ein Gefühl dafür, auf wie viel Resonanz Ihr Kongress stösst.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Beziehen Sie uns am besten schon beim Auswahlverfahren der möglichen Locations mit ein, damit wir Sie beraten können.

Die Wahl des Kongressortes ist bereits wegweisend für die Kongresstechnik, die eingesetzt werden kann. Abgeklärt muss beispielsweise, ob eine Bühne oder Tribühne installiert werden muss. Handelt es sich beim Anlass beispielsweise um einen internationalen Kongress mit fremdsprachigen Teilnehmenden, muss zudem Platz für eine Dolmetscherkabine vorhanden sein.

Redner müssen zudem mit Scheinwerfern gut ausgeleuchtet werden können, damit sie für alle Teilnehmenden gut sichtbar sind. Beim Abspielen von Präsentationen muss das Licht entsprechend gedimmt werden können. Wir können Sie bei der perfekten Inszenierung Ihrer Präsentationen unterstützen, zum Beispiel mit Beamern, Leinwänden, Videoregie und Erstellung von Videos gemäss Ihrem Wunsch.

Ebenfalls entscheidend ist die Akustik des Raumes und der Einsatz von einwandfrei funktionierenden Mikrofonen. Denn nichts ist für die Veranstalter aber auch die Teilnehmenden ärgerlicher, als wenn die Technik während eines länger andauernden Kongresses nicht richtig funktioniert und man als Teilnehmer nichts vom Gesprochenen versteht.

2. Programm zusammenstellen

Stellen Sie nun das Programm für Ihren Kongress zusammen. Überlegen Sie, welche Keynote Speaker Sie unbedingt für Ihren Kongress gewinnen möchten und fragen Sie die ausgewählten Personen an. Konzipieren Sie zuerst ein grobes Programm (Apéro, Begrüssung, Referentenblock, Mittagessen, Networking, Referentenblock, Zusammenfassung des Kongresstages, Networking beim anschliessenden Apéro Riche, Übernachtung etc.) und detaillieren Sie dieses Grobprogramm anschliessend, indem Sie Zeitblöcke, Namen der Verantwortlichen und Ihre ersten Ideen niederschreiben.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Besprechen Sie Ihr Grobkonzept mit uns, damit wir Sie frühzeitig hinsichtlich der einzusetzenden Kongresstechnik beraten können.

3. Medienarbeit und Werbung planen

Planen Sie jetzt die Werbemassnahmen, um den Kongress bekannt zu machen. Planen Sie allfällige Medienmitteilungen ein und erstellen dann einen Marketingplan. Definieren Sie einen strukturierten, chronologischen Ablauf der Kommunikationsmassnahmen. Mögliche Inhalte könnten folgende sein:

Abstimmung Veranstaltungsort
Kommunikation Veranstaltungsort
Save the Date
Programm
Vorstellung Keynotespeaker
Anmeldungen forcieren
Final Call Anmeldungen
Live-Berichte vom Event selber
Zusammenfassung

Hierbei können Sie Offline-Massnahmen wie Plakate, Inserate, Flyer als flankierende Kommunikationsmassnahmen einsetzen. Doch insbesondere bei begrenzten finanziellen Ressourcen sollten Sie auf Online-Kommunikationskanäle setzen. Planen Sie Werbeanzeigen in Social Media ein (LinkedIn, Facebook etc.), die direkt auf das Online-Anmeldeformular auf Ihrer Webseite verlinken.

4. Einladungen versenden

Als nächstes ist es an der Zeit, die Einladungen für die Teilnehmenden und Referenten vorzubereiten und zu versenden. Die Einladungen sollten insbesondere folgende Komponenten enthalten:

Kongressname
Veranstaltungsdatum
Veranstaltungsort
Wichtigste Programmpunkte (inkl. Link zum Detailprogramm auf der Webseite)
Anmeldefrist
Link zum Anmeldeformular oder Anmeldetalon
Anfahrtsskizzen
Hotel-Prospekte und Konditionen
Hinweis, dass die Kongressveranstalterin Zimmerreservationen auf Wunsch vornimmt
Ansprechpartner/in bei Fragen

Die Referenten / Keynote Speaker sollten separat angeschrieben werden. Teilen Sie ihnen mit, zu welchem Thema sie jeweils referieren werden (sprechen Sie dies am besten vorgängig mit den jeweiligen Personen ab), was sie mitbringen sollten bzw. welche Kongresstechnik zur Verfügung steht und wo sie abgeholt, speisen und übernachten werden.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Wir wissen genau, mit welcher Kongresstechnik die Referenten ausgestattet werden müssen. Dies besprechen wir vorgängig mit Ihnen, so dass Sie den Keynote Speakern die wichtigen Informationen weiterleiten können.

5. Anmeldungen verarbeiten

Die Einladungen sind versendet und die Werbemassnahmen laufen bis zur Anmeldefrist. Nun treffen die Anmeldungen der Teilnehmenden bei Ihnen ein. Bei vielen eingeladenen Personen verschwinden die Einladungen im Postfach oder im Altpapier. Deshalb empfehlen wir, den potentiellen Teilnehmenden kurz vor Ablauf der Anmeldefrist eine freundliche Erinnerung zukommen zu lassen, damit sie die Chance haben, sich noch anzumelden.

Haben Sie eine Liste mit allen angemeldeten Personen angefertigt, können Sie nun die Kleinigkeiten wie Namensschilder, Tischsteller, Sitzplätze beim Mittagessen oder Give-Aways mit den Namen der Teilnehmenden personalisieren. Dies macht Ihren Kongress einzigartig und sorgt dafür, dass er im Gedächnis der Leute bleibt. Arbeiten Sie hierfür mit erfahrenen Druckunternehmen zusammen, die die Drucksachen für Sie anfertigen können.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Teilen Sie uns mit, wie viele Personen an Ihrem Kongress teilnehmen werden. Wenn viele Teilnehmende angemeldet sind, ist es insbesondere wichtig, dass jeder und jede die Referenten gut sieht und hört. Wir sind Spezialisten in diesem Bereich und können Sie professionell beraten.

6. Rede bzw. Referat für Gastgeber schreiben

Nun geht es darum, die Rede für jene Person in Ihrem Unternehmen zu schreiben, welche die Teilnehmenden begrüssen wird. Steht in Ihrem Unternehmen niemand zur Verfügung, der oder die das übernehmen könnte, vergeben Sie diese Aufgabe an einen externen Partner weiter.

7. Catering organisieren

Organisieren Sie als nächstes den kulinarischen Teil Ihres Kongresses. Wenn Sie bisher noch mit keinem Cateringunternehmen zusammengearbeitet haben haben, macht es Sinn, dass Sie zunächst mal Ihr Netzwerk (z.B. über LinkedIn oder Facebook) nach Empfehlungen fragen und nach entsprechenden Unternehmen mit guten Kundenbewertungen googlen. Vereinbaren Sie Probeessen. Die Verpflegung ist für viele Kongressteilnehmende ein entscheidender Punkt und sollte nicht vernachlässigt werden.

8. Fotograf buchen

Buchen Sie als nächstes einen oder mehrere Fotografen, der Ihren Kongress begleiten wird. Das Bildmaterial können Sie für die laufende Kommunikation in den Social Media-Kanälen Ihres Unternehmens oder Ihres Kongresses und auf Ihrer Webseite verwenden. Klären Sie mit dem Fotografen den Kostenrahmen als auch die rechtlichen Aspekte bezüglich der Weiterverwendung der Bilder ab.

9. Betreuung während dem Event sicherstellen

Überlegen Sie sich als nächstes, wie Sie die Betreuung der Teilnehmenden als auch der Referenten sicherstellen. Wer wird wann für welche Aufgaben zuständig sein? Wichtig ist, dass die Verantwortlichen insbesondere bei grossen Räumlichkeiten miteinander kommunizieren können.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Wir verfügen über viel Erfahrung und wissen genau, wie Kongressbetreuende während des Events auch bei grossen Distanzen am besten miteinander kommunizieren können. Wir machen Ihnen Vorschläge für mögliche Umsetzungsvarianten.

10. Anlass vorbereiten

Je näher es auf das Datum des Kongresses zugeht, umso mehr wird vorbereitet. Ihr Stresspegel wird sich zwangsläufig erhöhen und Sie sind auf fachkundige Unterstützung während dieser Vorbereitungsphase angewiesen. Hier lassen wir Sie nicht hängen, sondern arbeiten tatkräftig mit, damit alles planmässig hergerichtet ist.

Die Location muss eingerichtet, Tische aufgestellt, die Bühne fertiggestellt, die Scheinwerfer und Lautsprecher aufgestellt oder angeschraubt, die Mikrofone bereitgestellt und die Technik im Hintergrund vorbereitet werden. Dies ist genau unser Spielfeld und wir arbeiten unglaublich gerne unter diesem Druck :-) Wenn alles fertig vorbereitet ist, kann es losgehen.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Vor allem in dieser hitzigen Phase ist es wichtig, dass Sie mit hochprofessionellen Partnern zusammenarbeiten, die Ihnen Arbeit abnehmen und nicht Zusatzaufwand generieren. Durch unsere langjährige Erfahrung können wir Sie optimal unterstützen und lassen Sie in dieser wichtigen Phase nicht im Regen stehen.

11. Anlass durchführen

Alles ist vorbereitet und der Kongress kann starten. Die Teilnehmenden werden begrüsst und das vorbereitete Programm beginnt. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmenden von allfälligen Herausforderungen hinter der Kulisse so wenig wie möglich mitbekommen.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Jetzt zeigt sich, ob Sie hinsichtlich der Kongresstechnik einen richtigen Partner ausgewählt haben, der Sie aktiv unterstützt oder lediglich einen „Hardware-Lieferanten“. Sollten Sie sich für USL entschieden haben, arbeiten wir auch in dieser Phase Hand in Hand mit Ihnen zusammen. Auch bei unvorhergesehenen Aufgaben zeigen wir grosse Flexibilität und unterstützen Sie mit kreativen und proaktiven Lösungsvorschlägen. Dies bestätigen auch unsere Kunden (zu den Referenzprojekten).

12. Anlass nachbereiten

Nach der erfolgreichen Durchführung Ihres Kongresses verabschieden Sie die Teilnehmenden und bitten sie am besten zeitnah per E-Mail um die Beantwortung Ihres (Online-)Feedbackformulars. Nutzen Sie die Rückmeldungen der Teilnehmenden, um für den nächsten Anlass, den Sie organisieren werden, noch besser machen zu können.

Auch die Kongresslocation muss in ihren Ursprungszustand zurückversetzt und die Technik abgebaut werden. Wir übernehmen dabei den kompletten Abbau der Kongresstechnik und bringen sie in unser Lager nach Aefligen zurück.

Bei einem Abschlussgespräch möchten wir mit Ihnen die Umsetzung des Kongresses besprechen und von Ihnen wissen, wie zufrieden Sie mit uns waren.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Leiten Sie Rückmeldungen der Teilnehmenden, welche die Kongresstechnik betreffen, an uns weiter. Wir besprechen diese im Rahmen des Abschlussmeetings mit Ihnen und machen aktiv Verbesserungsvorschläge für die nächste Veranstaltung. Nicht nur die Meinung Ihrer Teilnehmenden ist uns wichtig. Wir möchten wissen, was Ihnen besonders gut hinsichtlich der Zusammenarbeit mit uns gefallen hat und was wir verbessern können.

Fazit

Die Kongressorganisation ist, wie diese Checkliste zeigt, eine grosse, komplexe Aufgabe. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die richtigen Partner an Ihrer Seite wissen. Wir sind Experten im Bereich der Kongresstechnik, begleiten Sie durch die gesamte Vorbereitungsphase und arbeiten am Kongress selber Hand in Hand mit Ihnen zusammen.

Wir würden uns sehr darüber freuen, wenn wir Sie überzeugt haben und auch für Ihren nächsten Kongress hinsichtlich der Kongresstechnik mitofferieren dürfen. Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular, schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an.